Geop Oratorio è un programma che aiuta ad organizzare le attività dell'oratorio, sia durante l'anno
scolastico, a partire da settembre con le iscrizioni ai gruppi di catechismo, sia durante l'oratorio estivo.
Le schede dettagliate dei ragazzi contengono molte informazioni utili (dati anagrafici, gruppi ed eventi frequentati,...). Il prete, o un altro responsabile, può inoltre registrare sulla scheda altre informazioni utili da tenere in archivio collegate alla storia di ogni ragazzo.
Di seguito sono elencate le principali funzionalità di Geop Oratorio (clicca sul paragrafo per visualizzare le informazioni dettagliate).
A partire da settembre l'oratorio potrà decidere quando aprire le iscrizioni.
Da quel momento i genitori potranno effettuare una pre-iscrizione online compilando un modulo in cui sono richiesti:
Successivamente alla prima iscrizione per gli anni successivi i genitori troveranno il modulo in gran parte già compilato.
Al termine della pre-iscrizione il genitore dovrà stampare il modulo di iscrizione
da firmare e consegnare in oratorio contestualmente al pagamento della quota di iscrizione.
CLICCA QUI per vedere un esempio di modulo di iscrizione
Il genitore si reca in segreteria per consegnare il modulo di iscrizione firmato.
La segreteria deve avere una postazione PC, a cui può eventualmente essere collegato un semplice ed economico lettore di codici a barre, con cui leggere il codice presente sul modulo di iscrizione (oppure può digirarlo manualmente o ricercare il ragazzo per nome) ed aprire rapidamente la scheda di iscrizione.
Dopo aver verificato la correttezza dei dati (in particolare il gruppo a cui si vuole iscrivere), la segreteria indica l'eventuale importo pagato e conferma l'avvenuta iscrizione.
Dal programma si possono creare i gruppi di catechismo (uno per catechista) e abbinare a ciascuno i ragazzi partecipanti
Analogamente ai gruppi di catechismo è possibile creare altri gruppi o eventi (es. gite, vacanze, doposcuola, pranzi/cene,...), a cui iscrivere i ragazzi.
Utilizzando le funzionalità di rilevazione delle presenze è possibile sia tenere traccia della partecipazione agli eventi da parte degli iscritti che visualizzare in tempo reale lo stato delle presenze:
Ciascun iscritto all'oratorio ha una scheda dedicata con all'interno numerose informazioni facilmente consultabili:
Nella scheda del ragazzo gli utenti con profilo di amministratore (es. il prete che gestisce l'oratorio), potrà inserire ulteriori note di cui desidera tenere traccia, composte dalla data e da un testo libero (ad esempio in seguito a particolari episodi accaduti, oppure per registrare che è stato ospite a pranzo a casa dal ragazzo).
Gli iscritti possono essere ricercati ed esportati su excel con numerosi criteri di filtro:
Geop Oratorio dispone di alcuni report facili da consultare per controllare l'andamento delle iscrizioni, delle presenze in oratorio (se si utilizza un sistema di controllo degli accessi) e degli accessi al programma.
Il programma registra tutti gli incassi (o restituzione di denaro) ricevuti da parte della segreteria, aiutanto a tenere in ordine i conti e ad eseguire le quadrature a fine giornata, sia complessive che per ciascuna causale di versamento (iscrizione oratorio, gita, ...).
Alcuni utili report aiutano inoltre a capire l'andamento degli incassi nel tempo per ciascuna causale e con un confronto con gli anni precedenti (es. totale incassi per gite, per vacanze,...).
Dalla questa sezione è possibile creare avvisi per tutti o per i partecipanti ad uno specifico evento che ragazzi e genitori potranno consultare nella propria area riservata.
La bacheca del messaggi può essere usata per vari scopi, in particolare per raccontare un evento.
Ad esempio, durante una vacanza estiva, il prete può descrivere a fine giornata le attività svolte dai ragazzi caricando anche alcune fotografie, tenendo così informati i genitori che potranno consultare i messaggi dall'area riservata.
Geop Oratorio integra un sistema di invio e-mail massivo con la possibilità di selezionare i destinatari in modo mirato (ad. esempio per inviare una mail a tutti i partecipanti ad un evento, ad una vacanza oppure a tutti i ragazzi di 4° elementare o che fanno catechismo con una determinata catechista). Il programma infatti genera in automatico alcuni gruppi di destinatari standard, lasciando comunque la possibiltà di creare gruppi personalizzati.
Gli utenti con profilo di amministrazione potranno gestire le seguenti informazioni:
Ogni parrocchia registrata a Geop Oratorio avrà un indirizzo internet dedicato nel formato:
http://nomeparrocchia.gestioneoratorio.it
Consigliamo di inserire un link all'indirizzo sul sito ufficiale della parrocchia.
Durante l'anno i profili utenti attivi sono i seguenti:
Gli utenti con profilo di amministrazione potranno definire:
L'oratorio potrà decidere liberamente quando aprire le iscrizioni all'oratorio estivo.
Da quel momento i genitori possono effettuare una pre-iscrizione online compilando un modulo (leggermente più sintetico di quello per l'iscrizione per l'anno scolastico) in cui sono richiesti:
Se il ragazzo era già stato iscritto i genitori troveranno il modulo in gran parte già compilato.
Al termine della pre-iscrizione il genitore dovrà stampare il modulo di iscrizione
da firmare e consegnare in oratorio contestualmente al pagamento della quota di iscrizione.
CLICCA QUI per vedere un esempio di modulo di iscrizione per l'oratorio estivo
Il genitore si reca in segreteria per consegnare il modulo di iscrizione firmato.
La segreteria deve avere una postazione PC, a cui può eventualmente essere collegato un semplice ed economico lettore di codici a barre, con cui leggere il codice presente sul modulo di iscrizione (oppure può digirarlo manualmente o ricercare il ragazzo per nome) ed aprire rapidamente la scheda di iscrizione.
Dopo aver verificato la correttezza dei dati (in particolare le settimane a cui il ragazzo si vuole iscrivere e la fascia di appartenenza), la segreteria indica l'importo pagato e conferma l'avvenuta iscrizione.
Dopo aver definito le squadre dell'oratorio estivo, Geop Oratorio aiuta a comporre le squadre in modo equilibrato nelle diverse settimane.
Ogni squadra dispone di una scheda, visibile a tutti gli utenti iscritti, con l'elenco di tutti i ragazzi con nome, foto e fascia di appartenenza.
Un utente amministratore del programma (es. il prete) potrà definire quali degli utenti iscritti all'oratorio estivo sono Animatori e quali fanno parte dello Staff.
Gli Animatori normalmente fanno parte di una squadra e, accedendo al programma, possono:
Gli utenti che fanno parte dello Staff normalmente non fanno parte di una squadra e hanno il compito di assegnare gli iscritti alle squadre, creare i giochi e assegnare i punteggi. Hanno anche accesso a tutte le funzioni previste per gli animaotori.
I giochi possono essere creati dagli utenti che fanno parte dello Staff e, per ciascun gioco, si dovrenno definire:
* Se il gioco è in modalità sfida, l'esito del gioco è definito per ogni squadra con 3 opzioni:
Per ciascuna casistica i punteggi sono pre-determinati.
Se invece il gioco non è in modalità sfida i punteggi sono da assegnare manualmente.
Lo staff può decidere di assegnare punti anche ai singoli iscritti che vanno ad aggiungersi ai punti della squadra.
I punti assegnati possono essere sia positivi (per azioni meritevoli, per la partecipazione alla messa domenicale,...) che negativi (parolacce, per chi bara durante i giochi,...)
Il programma tiene traccia di chi li ha assegnati, in che data e per quale motivo.
L'assegnazione dei punti personali è particolarmente comoda se effettuata via tablet o smartphone da parte dello Staff
La classifica delle squadre è aggiornata in tempo reale ogni volta che si assegnano i punteggi ad un gioco o ad un ragazzo. E' possibile vedere la situazione attuale o l'andamento durante l'oratorio estivo, con sorpassi e controsorpassi!
Rilevare le presenze durante l'oratorio estivo offre numerosi vantaggi, in quanto permette di sapere in tempo reale:
Per la rilevazione degli accessi si consiglia l'utilizzo di alcuni tablet collegati ad internet in wi-fi (o in 3G) utilizzati da parte degli animatori o dello staff.
La rilevazione degli accessi può avvenire sia manualmente con ricerca per nome, sia tramite badge in diversi formati (cappellini, braccialetti,...)
Clicca QUI per maggiorni informazioni
Così come avviene durante l'anno, durante l'oratorio estivo è possibile creare eventi a cui far iscrivere i ragazzi. Caso frequente sono le gite che possono coinvolgere tutti o solo alcune fasce di età.
L'iscrizione e il relativo pagamento avviene in segreteria.
Geop Oratorio mette a disposizione degli organizzatori gli elenchi degli iscritti suddivisi per squadra e filtrabili per fascia di iscrizione.
Utilizzando un sistema di controllo degli accessi (sia tramite badge che manuale) il giorno della gita il programma mostrerà in tempo reale l'elenco degli iscritti suddivisi in presenti e non presenti, semplificando quindi l'individuazione delle persone non ancora arrivate (anche per un eventuale contatto telefonico).
Nel caso di gita di tutto l'oratorio, è utile anche la funzione Mostra presenti non iscritti che permette di visualizzare l'elenco dei presenti che non risultano iscritti alla gita.
Anche le iscrizioni alle vacanze possono essere gestite con la creazione di un evento di più giorni, con iscrizione in segreteria.
Come per tutti gli altri eventi, nella scheda di ogni ragazzo verrà tenuta traccia anche delle vacanze che ha frequentato.
Gli organizzatori potranno utilizzare la bacheca dei messagi per tenere informate le famiglie dei ragazzi durante lo svolgimento della vacanza (sia con testi che foto).
Durante l'oratorio estivo i profili utenti attivi in Geop Oratorio sono i seguenti: